Інформаційний супровід події для української діаспори: прес-анонс, прес-пакет, прес-реліз

Інформаційний супровід події для української діаспори: прес-анонс, прес-пакет, прес-реліз

Автор: Дата: 18.10.2014 Розділ: Ефективні комункації, Медіа

Більшість подій та заходів організованих українськими організаціями і громадами закордоном відбуваються без належного інформаційного супроводу та проходять часто непоміченими для преси. Більш того, організатори часто вважають, що самого лише факту успішно організованого заходу достатньо і розголос в ЗМІ є побічним процесом (дехто навіть вважає це “дешевою саморекламою”). Насправді це зовсім не так. Відображення події в медіа це:

  • моральна підтримка для волонтерів-учасників акції, які бачать що їх працю цінують (особливо, коли читають про свої акції в українських ЗМІ)
  • стимул для українців з різних країн за принципом “їм вдалося, чому б не зробити нам?”
  • колосальне збільшення аудиторії події: скільки осіб буде безпосередніми учасниками/свідками події?  100? 200? 500? А тепер припустимо, що новина про подію пройшла по ЗМІ, нехай не дуже центральних , нехай не на всю країну. Нехай сумарна аудиторія всіх медіа, які дали інформацію про подію = 5 мільйонів осіб. Нехай з них побачили/прочитали/почули про подію 20% з них 19% сприйняли лише на рівні інформаційного шуму. Отже звернули увагу на новину 1%. Мало? Це 50 000 (п’ятдесят тисяч) осіб! Навіть якщо новина пройшла виключно локальними медіа, аудиторія яких складає всього півмільйона, за умови, що на новину зверне увагу 1% це вже 5 000 осіб, які до цього моменту могли нічого не чути ні про вас, ні про Україну.

Варто для цього трохи попрацювати і підготувати матеріали для медіа, які спростять для них роботу, а для вас – потрапляння в потік новин? Впевнений, що так. Насправді для цього потрібно не так уже й багато в порівнянні з організацією самої події.

 

Перед подією. Прес-анонс.

Це повідомлення про подію та одночасне запрошення на неї журналістів. Головне цінність прес-анонса – максимум інформації при мінімумі тексту. Анонс має бути наскільки коротким, настільки це можливо без втрати змісту. Працівник редакції, який опрацьовує анонси має за одну хвилину зрозуміти суть події і оцінити її цікавість/нецікавість для конкретного видання. Якщо подія складна і комплексна розширений опис/деталі можна прикріпляти документом-додатком до мейла – якщо журналістові потрібно буде більше інформації для прийняття рішення – він прочитає додаток, але сам текст листа перевантажувати не потрібно.

Заголовок. Розлоге речення, що передає суть майбутньої події. Напр:

“25 липня, під час позачергової сесії Ради Безпеки ООН, відбудеться мітинг біля будівлі ООН у Нью Йорку проти російської агресії в Україні “.

В прес-анонсі необхідно відповісти на запитання Що? Коли? Де? Хто? Навіщо/суть події? Також бажано вказати унікальність планованої події.
Наприклад:
“25 липня 2014 буде проведено антивоєнний мітинг під будівлею ООН в Нью-Йорку(First Avenue at 46th Street), під час позачергової сесії Ради Безпеки ООН . В ході мітингу буде вручене письмове звернення до голови ООН Пак Гі Муна з вимогою негайної і рішучої реакції на вторгнення Росії в Україну та анексію Криму. В мітингу візьмуть участь представники українських громад США і громадяни Америки, яким не байдужі демократичні цінності та дотримання міжнародних законів.
Контакти організаторів: … …”

громадяни Америки, яким не байдужі демократичні цінності та дотримання міжнародних законів ” – це актуальність події. Для США такою актуальністю є Конституція і демократичні цінності, для ЄС права людини, для азіатських країн – традиції… в кожному випадку організаторам події на місці видніше, як і цінності актуальні для кожної конкретної країни.

Зацікавити подією, прив’язати її до зацікавлень аудиторії видання чи самих журналістів – ключ до успішної публікації в пресі. Навіть непрофільні з точки зору ЗМІ факти можна подати під актуальним для них кутом зору.

Найкращий опис актуалізації матеріалу, який я коли-небудь зустрічав:

“Уроки історії спочатку проходили у нас без помітних успіхів, поки Джордж не зрозумів, що, якщо до сухих фактів додати трішки зоології і залучити якісь зовсім сторонні подробиці, можна цілком заволодіти моєю увагою. Таким чином мені стали відомі деякі історичні дані, які, наскільки я знаю, ніде раніше не були зафіксовані. Від уроку до уроку я стежив затамувавши дихання, як Ганнібал долає Альпи. Мене мало турбували причини, що штовхнули його на такий подвиг, і я зовсім не цікавився, що він думав робити на тій стороні Альп. Зате в цій експедиції, дуже погано, на мій погляд, організованій, мене приваблювала можливість дізнатися імена всіх до одного слонів. Мені також стало відомо, що Ганнібал спеціально призначив людину не тільки годувати і берегти слонів, але і давати їм в холодну погоду посудини з гарячою водою. Цей цікавий факт, очевидно, залишився невідомий більшості серйозних істориків. Ще одна подробиця, про яку не згадують книги з історії, стосувалася Колумба. Коли він ступив на землю Америки, першими його словами були: “Боже мій, дивіться … ягуар!” Після такого початку, як можна було не зацікавитися історією цього континенту?”

Джералд Даррелл. Моя родина та інші звірі.

Перелік ЗМІ для розсилки вам доведеться складати самостійно – це мають бути місцеві ЗМІ , представники яких фізично можуть потрапити на подію, а також організації діаспори для залучення учасників. Якщо подія має неполітичний характер її також можна розмітстити на ресурсах присвячених анонсам подій у відповідному місті.

 

Під час події. Прес-пакет.

Прес-пакет – це набір матеріалів, що містять інформацію необхідну для створення розширеного матеріалу в ЗМІ, якщо журналіст захоче такий матеріал створити. Сюди входить:

  • прес-лист
  • додаткові інформаційні матеріали (буклети, програмки і т.п.)
  • факт-лист (перелік фактів/історія організації/події/виступаючого)
  • FAQ відповідь на найпоширеніші запитання, які можуть бути задані у зв’язку з подією.
  • Додаткову інформацію (напр. CD з відео російського вторгнення якщо це протест, чи з записом творчого доробку колективу, якщо це фестиваль, тощо)

Прес-лист. Якщо немає можливості/ресурсів підготувати повноцінний прес-пакет, підготуйте просто прес-лист. Це звичайний листок формату А4 ,який містить необхідну для журналістів інформацію. Багато хто називає його прес-релізом, але мені таке формулювання не подобається, оскільки там немає дуже багато складових прес-релізу (підсумкової інформації – (ми ще не знаємо к-сть учасників та їх склад), результатів події, фотоматеріалів, цитат, і т.п.). Фактично прес-лист – це просто розгорнений і правильно розписаний прес-анонс.

Чомусь більшість вважає, що це треба робити тільки під час протестів, коли треба роз’яснити суть протесту, але це далеко не так. Для більшості іноземних журналістів суть культурних заходів настільки ж неочевидна, як і політичні події в Україні. Тому прес-лист є необхідним інструментом, для будь-якого публічного заходу.

  • Спочатку необхідно вказати інформацію з прес-анонсу Що? Коли? Де? Хто? Навіщо/суть події? (в минулому часі – на момент використання прес-листа подія вже відбулась).
  • Потім дати один-два абзаци про підводку до події (В лютому 2014 РФ вторглась до Криму… Українська культурна спадщина з часів трипільців-Русі-козаччини… Місцева українська громада заснована ще на початку 20ст…) Тобто ви повинні дати максимально стисло розуміння предмета для журналістів, які про Україну знають дві речі – там був Майдан і війна з Росією.
  • Якщо подія комплексна (прес-конференція, фестиваль, виставка і т.п.) Необхідно дати перелік складових з коротким описом наприклад:
    – спікери: Петро (посада/кого представляє), Іван(посада/кого представляє), Галина(посада/кого представляє);
    – заходи: хоровий спів, козацькі танці (яка специфіка/чим відрізняються від балету), майстер-клас по виготовленню писанок (що таке писанка, вказати, що майстер клас – це розпис (що для іноземців взагалі неочевидно));
    – експонуються твори митців Михайла (напрям творчості), Богдана(напрям творчості), Ярослава(напрям творчості)
    Не забувайте вказати досягнення і регалії, якщо є. Напр. експонуються твори Богдана Богданенка –  живопис, неоавангардизм і Ярослава Ярославського (лауреат премії Сальвадора Далі) – живопис, сюрреалізм.
  • Наприкінці подати контакти організаторів, щоб журналісти могли уточнити якусь інформацію згодом. В свою чергу не забудьте взяти контакти у тих журналістів, які особисто відвідають подію – набагато ефективніше надсилати їм прес-реліз і матеріали напряму, а не транзитом через загальну редакційну пошту.

Прес-лист роздається журналістам якомога раніше, одразу після їх ідентифікації, як представника ЗМІ. Журналіст повинен отримати інформацію до події, для того щоб розуміти, що відбувається і грубо кажучи знати куди дивитись/ які запитання ставити. Отримавши прес-лист після події у журналіста може виникнути купа запитань/ідей для сюжету… але подія вже завершилась.

 

Після події. Прес-реліз.

Основне завдання прес-релізу – це донести до конкретного ЗМІ інформацію про подію в тому вигляді, в якому ЗМІ (особливо онлайн-медіа) зможе її використати з мінімальними змінами. Редагування, уточнення інформації і т.п. – це все для топових подій, для рядового інформаційного приводу важливо бути швидко опублікованим. Для цього прес-реліз повинен мати специфічний вигляд:

Заголовок. Розлоге речення, що передає суть події. Напр:

“25 липня, під час позачергової сесії Ради Безпеки ООН, відбувся мітинг біля будівлі ООН у Нью Йорку проти російської агресії в Україні “.

Не переживайте, що заголовок поганий з літературної точки зору. Редактор все одно заголовок перепише, якщо вважатиме за потрібне, а от оцінити цінність прес-релізу йому потрібно відразу, не відкриваючи лист.

Лід (з англ. lead) Перший і найважливіший абзац прес-релізу. Його завдання – кількома реченнями передати суть події – відповісти на запитання Що? Коли? Де? Хто? Навіщо/суть події? Також бажано вказати унікальність планованої події. Фактично це розгорнений заголовок (деякі зЗМІ використовують ліди для описів-підзаголовків). Напр:

27 липня під час позачергового засідання  Ради Безпеки ООН відбувся антивоєнний мітинг біля будівлі ООН у Нью Йорку . Присутні протестували проти російської військової агресії в Україні та вимагали від РадБезу ООН рішучих кроків по врегулюванню ситуації.  Протестуючі передали відповідну петицію Генеральному Секретареві ООН Пак Гі Муну.

Такий лід може відігравати роль самостійної коротенької новини-повідомлення. У випадку якихось breaking фактів (участь у протесті сенатора,/кінозірки, особисте спілкування з протестуючими генсека ООН, цілком випадкове побиття російського постпреда в ООН Чуркіна) обов’язково вказати їх в ліді.

Після цього ви подаєте розлогу інформацію – скільки було присутніх, склад учасників (“не лише громадяни українського походження, але й прості американці, яким не байдужі демократичні цінності та дотримання міжнародних законів”)  і т.д. Якщо під час події виступали офіційні особи, знаменитості чи просто публічні особи, можете викласти у вигляді цитати одне-два речення з їхньої промови.

Обов’язково вказуєте контакти організаторів на випадок, якщо ЗМІ захочуть уточнити якусь інформацію чи дізнатись деталі.

Категорично забороняється писати в прес-релізі від власного імені (“ми”, “наша організація” і т.п.) Все потрібно писати від третьої особи, так, щоб редактор міг взяти готовий тест для публікації, не виправляючи займенники.

До прес-релізу обов’язково додаєте фото чи візуальні матеріали (інфографіка, презентації, графіки і т.п.)

Текст без візуальних матеріалів – нецікавий. Запам’ятайте, сучасні медіа, навіть друковані – це перш за все візуальний контент. Якісні фото різко збільшують імовірність публікації вашого матеріалу. Інколи матеріал публікують просто  як підводку до цікавого фото. Наприклад. фото трьох чорних парубків у вишиванках на фестивалі української культури десь у Зімбабве практично гарантоване буде опубліковане українськими ЗМІ незалежно від якості тексту прес-релізу (це не означає, що з текстом треба халтурити!). При цьому неважливо скільки насправді було відвідувачів, на якому рівні пройшла подія в т.п. Для більшості ЗМІ неважливо, що там було насправді(якщо це не розслідувальна журналістика) їх цікавить, як це можна подати. І яскраві фото – це основа подачі матеріалу аудиторії.

Всі фото варто підготувати у двох варіантах: необроблені повнорозмірні фото для друку (від 2М і і більшого розміру) та фото підготовані для публікації на веб-сайтах. Обробка фото для вебу є категоричною вимогою. Повнорозмірні фото не підлягають публікації на веб сайтах, класичним розміром для вебу є 800*600, 900*600 і тому подібні, залежно від співвідношень сторін. Якщо ви надішлете фото онлайн-виданню без обробки, то самостійно обробляти їх будуть лише у випадку, якщо це топова новина. у всіх інших ваш текст дадуть без фото – в кращому випадку. В гіршому редактор вирішить що текст без  фото нецікавий і просто не стане витрачати час на публікацію.

Надсилаючи фото обов’язково вкажіть, що дане фото дозволене для публікації автором “_Прізвище_Ім’я”. Не забувайте про це, ЗМІ дуже не люблять публікувати фото, через які потім можуть бути претензії третіх осіб, що надали фото організаторам заходу, але не надавали право на їх публікацію ЗМІ. Обов’язково з’ясуйте цей момент з тими, хто фотографуватиме подію з вашого боку. З сторонніми фотографами, напр. тими, які розміщують дозвіл в соцмережах) найкраще взяти їхні контакти і запитати дозвіл на використання фото після їх публікації в соцмережах. У випадку, якщо власник фото раптом передумає у вас буде текстове підтвердження його згоди на момент публікації по мейлу і приватним повідомленням в соцмережі.

Фото з додатковими умовами публікації (напр. обо’язковим посиланням на автора фото) краще не використовувати в прес-релізі. Максимум можна розмістити ім’я автора на фото дрібним шрифтом.

Готуючи прес-реліз для українських видань, ви можете посилатись на публікації у місцевих ЗМІ (які, як правило  відбуваються набагато оперативніше) – “подія набула широкого розголосу в місцевій пресі” і три-чотири посилання на місцеві сайти. Якою мовою місцеві ЗМІ неважливо – українським ЗМІ важливо з’ясувати резонанс події, оскільки українські журналісти не можуть оцінити вагу тієї чи іншої події для суспільства іншої країни. Місцеві публікації виступають додатковим мотиватором для українських ЗМІ опублікувати новину.

Оформлення.

Обов’язково продублюйте всі прес-матеріали на окремому ресурсі (сайт, Dpropbox, GoogleDrive, тощо) де їх можна переглянути/завантажити без реєстрації.  Це також дозволить поширювати матеріали простим СМС з лінком на них.

В темі листа слід вказувати характеристику – “прес-анонс” це допомагає листу потрапити до потрібної людини всередині редакції, якщо пошта одна загальна на всі типи звернень до редакції. Інколи ЗМІ просять вказувати спеціальні звороти в темі, напр. ТСН просить вказувати в темі мейла “Інформація для ТСН”. Чи вказувати в темі “прес-реліз”, якщо подія вже відбулась, залежить від журналістських традицій в різних країнах. Так в Україні подібних заголовків не люблять, оскільки прес-релізи розсилають як правило комерційні компанії. Після характеристики вказується тема листа, в яку треба вмістити вижимку з прес-анонса напр:

“Прес-анонс: антивоєнний мітинг під будівлею ООН в Нью-Йорку 25 липня”

Таким чином вже з теми листа працівник редакції приблизно уявляє суть події.

Для розсилки мейлів можна використовувати як звичайний мейл так і програми/сервіси для розсилки листів. В будь-якому випадку подбайте про те, щоб в полі адресати була лише одна адреса, а не не список з десятків мейлів всіх відомих вам ЗМІ, по-перше це сприймається так, ніби для вас конкретна редакція – лише галочка в списку, по друге працівники конкуруючих ЗМІ недолюблюють конкурентів, регіональні – столичних і навпаки. Тому в полі адреси адресат повинен бачити лише одну адресу – власну.

Фото можуть займати багато місця, тому їх варто розмістити на сторонніх ресурсах (Dropbox, GoogleDrive, приватний сервер) з можливістю завантаження без реєстрації. Майте наувазі: те, що ваша пошта дозволяє прикріпити до 25 МБ не означає, що пошта редакції прийме стільки ж. Насправді там може бути корпоративна пошта з обмеженням 10 або навіть 5 Мб. Обов’язково відберіть 2-3 найкращих фото, що прикріпити безпосередньо до листа – деякі редактори просто пробігають очима тест і не зауважують посилання на завантаження фото.

Всі додатки в мейлі треба називати, щоб відразу було зрозуміло, про що йдеться: наприклад “прес-реліз”, ” фото для друку (10 фото)”, “фото для вебсайтів (25 фото)”, “про організацію”. Ніяких акція.doc чи протест.zip!

На кожному з документів та матеріалів потрібно вказати контактну інформацію особи, яка зможе прояснити деталі для зацікавленого видання. Не потрібно вказувати контакти офіційної особи організації, якщо ця особа безпосередньо не організовувала акцію. Якщо це необхідно , можна вказати контактних осіб з розмежуванням функцій, напр.

  • Юрій, інформація по мітингу (контакти)
  • Володимир, офіційний речник організації, коментарі з приводу політичної позиції організації (контакти)

 

Адреси ЗМІ для надсилання прес-матеріалів (актуальні на 2016 рік,):

Розгорнути

Загальноукраїнські медіа

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

 

Регіональні українські медіа

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

 

Англомовні видання України/про Україну

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]a

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Обов’язково надішліть прес реліз в місцеве посольство України (перелік та контакти посольств можна знайти тут ). Вони часто публікують інформацію про “українську активність” на офіційних сайтах.

 

Post a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Share This